Informationspflicht nach Art. 12 ff. EU-DSGVO
Ihr Ansprechpartner als Verantwortlicher im Sinne der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung ("EU-DSGVO") und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
ICS Software GmbH
c/o IPAI Spaces
Im Zukunftspark 11/13
74076 Heilbronn
E-Mail:
Die ICS Software GmbH (nachfolgend ICS Software bzw. Herausgeber) ist ein Unternehmen der ICS Group. Die ICS Group bietet Beratung, Software, Technologie sowie Services für die Digitalisierung von Unternehmensprozessen.
Unsere Produkte, Lösungen und Dienstleistungen bieten hohen Kundennutzen. Basis dafür sind vertrauensvolle Geschäftsbeziehungen mit Kunden, Lieferanten, Partnern sowie der vertrauensvolle Umgang mit Interessenten, Mitarbeitern und weiteren Anspruchsgruppen.
Zur Erbringung unserer Leistungen ist es zum Teil erforderlich, personenbezogene Daten zu erheben und zu verarbeiten. Dabei nimmt ICS Software den Schutz personenbezogener Daten seit jeher sehr ernst und hält sich strikt an gesetzliche Normen – wie aktuell unter anderem an die Datenschutz-Grundverordnung DSGVO 2016/679 und das zusätzlich in Deutschland geltende Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
Personenbezogene Daten werden von ICS Software nur im notwendigen Umfang erhoben, verarbeitet und genutzt. Die nachfolgende Erklärung gibt Ihnen einen Überblick darüber, wie wir den Datenschutz gewährleisten und welche Art von Daten zu welchem Zweck erhoben werden.
Diese Datenschutzerklärung gilt für alle von der ICS Software betriebenen Webseiten und digitalen Services, einschließlich aller zugehörigen Inhalte, Funktionen, Tools, Produkte und Dienstleistungen ("Services").
Unsere Services richten sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir erfassen wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern, die das 16. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, es sei denn, dies ist aufgrund einer Bewerbung oder eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich.
Sollte uns dennoch bekannt werden, dass wir personenbezogene Daten eines Kindes ohne die erforderliche Zustimmung der Eltern oder Sorgeberechtigten verarbeitet haben, werden wir diese Daten unverzüglich löschen.
Wir erheben und verarbeiten Daten über Sie in folgenden Fällen:
Wir geben Ihre Daten ohne Ihre Einwilligung nicht an Dritte weiter. Ausnahmen bestehen, wenn wir zu Auskünften im Rahmen rechtlicher Vorgaben verpflichtet sind, die Datenweitergabe gesetzlich zulässig und erforderlich ist (z. B. zur Betrugsabwehr) oder verbundene Unternehmen (gemäß § 15 AktG) zur Bearbeitung Ihres Anliegens / Ihrer Anfrage einzubeziehen sind.
Zur Bereitstellung unserer Services greifen wir auf ausgewählte externe Dienstleister zurück, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten. Mit allen Auftragsverarbeitern wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Dabei stellen wir sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten ausschließlich nach unseren Weisungen erfolgt und durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) geschützt ist. Die Verarbeitung findet grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) statt. Sofern Daten ausnahmsweise in ein Drittland übermittelt werden (z. B. USA), erfolgt dies nur auf Grundlage geeigneter Garantien, wie etwa der Standardvertragsklauseln (SCC) der Europäischen Kommission oder gleichwertiger Rechtsinstrumente.
Beispiele für von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter innerhalb der EU:
Wir speichern und nutzen erhaltene Kontaktdaten und Informationen (wie geschäftliche Kommunikationsverläufe) von Kunden sowie Interessenten zur Abwicklung respektive Anbahnung der Geschäftsbeziehung. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und/oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizientem Kundenmanagement).
Personenbezogene Daten werden hierbei ausschließlich nach den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung DSGVO 2016/679 und des zusätzlich in Deutschland geltenden Bundesdatenschutzgesetzes in seiner geltenden Fassung (BDSG) erfasst und gespeichert.
Als Kundendatenbank nutzen wir und mit uns verbundene Unternehmen (gem. § 15 AktG) Zoho CRM. Anbieter ist die Zoho Corporation B.V., Beneluxlaan 4B, 3527 HT Utrecht, Niederlande (im Folgenden: Zoho). Die Daten werden auf den Servern von Zoho in den Niederlanden / in der EU gespeichert. Zur Erfüllung der Dienstleistung haben wir und mit uns verbundene Unternehmen (gem. § 15 AktG) einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung mit Zoho geschlossen.
Sie haben jederzeit das Recht zur Auskunft über die von Ihnen gespeicherten Daten in der Kundendatenbank und können eine Änderung der Daten oder deren Löschung fordern.
Weiterführende Informationen zum Datenschutz unter Zoho CRM finden Sie online unter: https://www.zoho.com/de/crm/gdpr/. Informationen zu den Schutzvorkehrungen unter Zoho CRM entnehmen Sie bitte online der folgenden Webseite: https://www.zoho.com/security.html.
Wir nutzen für bestimmte Geschäftsprozesse (z. B. Ticketmanagement, Supportanfragen, Workflow-Automatisierung) die Kollaborations-Plattform ServiceNow. Anbieter ist die ServiceNow Netherlands B.V., Hoogoorddreef 54D, 1101 BE Amsterdam, Niederlande. Muttergesellschaft ist die ServiceNow, Inc., 2225 Lawson Lane, Santa Clara, CA 95054, USA.
Im Rahmen der Nutzung können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden: Stammdaten (z. B. Name, Vorname, Firma, E-Mail-Adresse, Telefonnummer), Kommunikationsinhalte (z. B. Supportanfragen, Ticketverläufe, Anhänge), Nutzungsdaten (z. B. Zeitpunkt der Anfrage, IP-Adresse, Logfiles).
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bearbeitung von Supportanfragen, zur Erbringung unserer Dienstleistungen sowie zur internen Prozessoptimierung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), soweit die Datenverarbeitung zur Abwicklung Ihrer Anfrage erforderlich ist. Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an einer effizienten und sicheren Bearbeitung von Support- und Geschäftsprozessen.
ServiceNow speichert Daten grundsätzlich auf Servern innerhalb der EU/EWR. Eine Übermittlung in Drittländer (insbesondere USA) kann im Einzelfall nicht ausgeschlossen werden. Sofern eine Übermittlung in Drittländer erfolgt, erfolgt dies auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO). Weitere Informationen zum Datenschutz bei ServiceNow finden Sie hier: https://www.servicenow.com/privacy-statement.html.
Wir verarbeiten – abhängig von der Nutzung unserer Services – insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:
Während Sie unsere Website besuchen, werden personenbezogene Daten grundsätzlich nur insoweit verarbeitet, wie dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten (z. B. Name, Anschrift oder E-Mail-Adresse in Kontaktformularen) erhoben werden, erfolgt dies stets auf freiwilliger Basis. Die Übertragung Ihrer Daten erfolgt dabei verschlüsselt mittels SSL/TLS.
Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt nach den europäischen und deutschen Datenschutzbestimmungen (DSGVO sowie BDSG) sowie unseren internen Richtlinien.
Personenbezogene Daten werden insbesondere zum Zweck der Auftragsabwicklung und zur Bearbeitung Ihrer Anfragen genutzt. Je nach Art und Inhalt Ihrer Anfrage können Ihre Daten an verbundene Unternehmen (gemäß § 15 AktG) weitergegeben werden, soweit dies zur Bearbeitung erforderlich ist.
Unsere Website wird bei IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland gehostet. Wenn Sie unsere Website aufrufen, erfasst IONOS automatisch Informationen in sogenannten Server-Logfiles. Zu den Daten gehören u. a. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Adresse der aufgerufenen Seite / Datei, Referrer-URL, Browsertyp und -version sowie das verwendete Betriebssystem. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betriebssicherheit und Systemsicherheit).
Zudem nutzen wir für den Upload, die Verwaltung und den Austausch von Dateien FTP- und SFTP-Server der IONOS SE. Beim Zugriff auf den FTP-Server werden technisch bedingt Logfiles erfasst (IP-Adresse, Benutzername, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Dateien, Statusmeldungen). Die Verarbeitung ist erforderlich, um den Betrieb und die Sicherheit des Dateiservers zu gewährleisten.
Mit IONOS besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von IONOS: https://www.ionos.de/terms-gtc/datenschutzerklaerung/.
Für den Versand und Empfang von E-Mails nutzen wir Microsoft 365 (Outlook) der Microsoft Ireland Operations Limited als E-Mail-Dienst. Zur Gewährleistung der IT-Sicherheit (Spam-, Phishing- und Malware-Schutz) setzen wir zusätzlich Sicherheits-/Filterdienste von Cisco ein.
Im Rahmen der E-Mail-Kommunikation verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten: Absender-/Empfänger-Adresse, Namen, technische Header- und Protokolldaten, Zeitpunkte, IP-Adressen sowie Inhalte der Nachrichten und Anhänge. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Kommunikation zur Vertragserfüllung und Bearbeitung von Anfragen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Kommunikation).
Mit Microsoft und Cisco bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Die relevanten Datenschutzhinweise finden Sie u. a. unter: https://www.microsoft.com/de-de/privacy/privacystatement.
Unsere Website nutzt Google Analytics, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Google Analytics verwendet Cookies, die eine Analyse Ihrer Benutzung der Website ermöglichen. Die durch die Cookies erzeugten Informationen (einschließlich Ihrer IP-Adresse) werden in der Regel an Server von Google übertragen und dort gespeichert.
Wir haben Google Analytics um die Funktion „anonymizeIP“ erweitert, sodass Ihre IP-Adresse vor der Übermittlung innerhalb der EU/EWR gekürzt wird. Nur in Ausnahmefällen wird die volle IP-Adresse an einen Server von Google LLC in den USA übertragen und dort gekürzt.
Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google die gewonnenen Informationen verwenden, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, Reports über die Website-Aktivitäten zusammenzustellen und weitere mit der Website-Nutzung verbundene Dienstleistungen gegenüber uns zu erbringen.
Es kann dabei zu einer Übermittlung personenbezogener Daten an Server von Google LLC in den USA kommen. Für die USA liegt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (EU–US Data Privacy Framework) vor. Google ist nach diesem Framework zertifiziert und verpflichtet sich, die europäischen Datenschutzstandards einzuhalten.
Der Einsatz von Google Analytics erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 TTDSG). Die Einwilligung wird über unseren Cookie-Banner eingeholt und kann dort jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder angepasst werden.
Weitere Informationen zum Google Datenschutz:
https://policies.google.com/privacy
Google Analytics Hilfe: https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de.
Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und bestimmte Informationen enthalten. Sie dienen dazu, unsere Website insgesamt nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen.
Wir unterscheiden folgende Kategorien von Cookies:
Consent-Management-Tool: Beim ersten Aufruf unserer Website werden Sie durch ein Cookie-Banner über die Verwendung von Cookies informiert. Über dieses Tool können Sie festlegen, welche Kategorien von Cookies Sie zulassen möchten. Essenzielle Cookies sind voreingestellt. Ihre Einwilligung können Sie jederzeit über die Einstellungen des Consent-Tools mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder anpassen.
Rechtsgrundlage für den Einsatz von Cookies ist je nach Kategorie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für essenzielle Cookies (berechtigtes Interesse an einer funktionsfähigen Website) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 TTDSG für alle anderen Cookie-Kategorien (Einwilligung). Weitere Informationen zu den eingesetzten Cookies und deren Speicherdauer finden Sie in den Einstellungen unseres Consent-Management-Tools.
Wir und mit uns verbundene Unternehmen (gemäß § 15 AktG) nutzen Zoho Campaigns für den Versand von Newslettern (Zoho Corporation B.V., Niederlande). Die Daten werden auf Servern von Zoho in der EU gespeichert. Verantwortlich für die Datenverarbeitung Ihnen gegenüber ist ICS Software. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
Für den Newsletter benötigen wir eine valide E-Mail-Adresse und ggf. optionale Angaben (z. B. Name, Anrede). Die Anmeldung erfolgt über ein Double-Opt-In-Verfahren. Mit Ihrer Einwilligung willigen Sie in die Messung von Öffnungs- und Klickraten ein.
Wir haben mit Zoho einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen. Zoho verarbeitet Ihre Daten ausschließlich zur Versendung unserer Newsletter.
Weitere Informationen zu Zoho Campaigns und Datenschutz finden Sie unter: https://www.zoho.com/de/campaigns/terms.html, https://www.zoho.com/de/crm/gdpr/ und https://www.zoho.com/security.html.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der bisher erfolgten Verarbeitung berührt. Wenn die Einwilligung widerrufen wird, stellen wir die entsprechende Datenverarbeitung ein. Wenn Sie zukünftig keinen Newsletter mehr erhalten möchten, können Sie diesen auch jederzeit einfach wieder abbestellen, z. B. über den Abmeldelink am Ende eines jeden Newsletters oder per E-Mail an . Ihre Daten für den Newsletterversand werden nach Beendigung des Newsletter-Empfangs gelöscht, sofern der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Wir unterhalten öffentlich zugängliche Profile in den folgenden sozialen Netzwerken: Facebook, Instagram, LinkedIn, Xing, X (vormals Twitter) und YouTube. Wir verlinken auf unserer Webseite auf unsere sozialen Profile und nutzen darüber hinaus teilweise auch Funktionen (Social Plugins) der sozialen Plattformen.
Auf unserer Website finden Sie Links zu unseren Auftritten in den sozialen Netzwerken Facebook, Instagram, LinkedIn, Xing, X (vormals Twitter) und YouTube.
Es handelt sich hierbei lediglich um externe Links; durch den Besuch unserer Website werden keine Daten an die Betreiber dieser Netzwerke übertragen. Erst wenn Sie den jeweiligen Link anklicken, werden Sie auf die Plattform des Anbieters weitergeleitet. Dort kann es zur Verarbeitung personenbezogener Daten kommen, auf die wir keinen Einfluss haben.
Informationen zur Datenverarbeitung durch die Anbieter finden Sie in den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Plattformen:
Wir nutzen auf unserer Webseite teilweise Funktionen der sozialen Plattformen, wie den Like-, Folgen- oder Share-Button. Wenn Sie eine Seite mit einem solchen Plugin aufrufen, baut Ihr Browser eine direkte Verbindung zu den Servern des jeweiligen Anbieters auf. Hierbei können personenbezogene Daten (insbesondere IP-Adresse, Browserinformationen, Zeitpunkt des Seitenaufrufs) an den Anbieter übermittelt werden – auch wenn Sie kein Konto bei diesem Anbieter besitzen oder dort nicht eingeloggt sind.
Rechtsgrundlage für den Einsatz solcher Plugins ist Ihre Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung erfolgt über unseren Cookie-Banner und kann jederzeit widerrufen werden. Ohne Ihre Einwilligung erfolgt kein Einsatz der Plugins.
Einige Anbieter verarbeiten Ihre Daten auch in den USA oder anderen Drittländern. Für die USA besteht seit 10. Juli 2023 ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission (EU-US Data Privacy Framework). Anbieter, die nach diesem Framework zertifiziert sind, bieten ein angemessenes Datenschutzniveau. Für andere Anbieter erfolgt die Datenübermittlung auf Grundlage von Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie ggf. ergänzenden Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten.
Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenverarbeitung finden Sie in den Datenschutzerklärungen der Anbieter, u. a. bei:
Wir binden auf unserer Website gelegentlich Videos von YouTube ein, einem Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Wenn Sie ein eingebettetes YouTube-Video abspielen, wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt. Dabei wird dem YouTube-Server mitgeteilt, welche unserer Seiten Sie besucht haben. Sofern Sie in Ihrem YouTube- bzw. Google-Account eingeloggt sind, ermöglichen Sie Google, Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Profil zuzuordnen. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich vorher aus Ihrem YouTube-Account ausloggen.
Wir verwenden YouTube im erweiterten Datenschutzmodus. Das bedeutet, dass YouTube zunächst keine Cookies setzt, solange Sie das Video nicht abspielen. Erst beim Starten des Videos werden Datenverarbeitungen ausgelöst, auf die wir keinen Einfluss haben. Es kann dabei auch zu einer Übermittlung personenbezogener Daten an Server der Google LLC in den USA kommen.
Für die USA liegt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor (EU–US Data Privacy Framework). Google ist nach diesem Framework zertifiziert und verpflichtet sich, die europäischen Datenschutzstandards einzuhalten.
Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie über unseren Cookie-Banner erteilen. Sie können diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy?hl=de.
Auf unserer Website verwenden wir ggf. innerhalb von Marketingkampagnen das Meta Pixel (ehemals Facebook Pixel) des Anbieters Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland. Mit Hilfe des Pixels ist es Meta möglich, die Besucher unserer Website als Zielgruppe für die Darstellung von Anzeigen ("Facebook Ads" / "Instagram Ads") zu bestimmen. Außerdem können wir die Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen für statistische und Marktforschungszwecke nachvollziehen.
Es kann dabei zu einer Übermittlung personenbezogener Daten an Server der Meta Platforms Inc. in den USA kommen. Für die USA liegt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor (EU–US Data Privacy Framework). Meta ist nach diesem Framework zertifiziert und verpflichtet sich, die europäischen Datenschutzstandards einzuhalten.
Die Verarbeitung erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung wird über unseren Cookie-Banner abgefragt und kann jederzeit widerrufen werden. Ohne Ihre Einwilligung erfolgt kein Einsatz des Meta Pixels.
Weitere Informationen: https://www.facebook.com/privacy/policy/, https://www.facebook.com/business/tools/meta-pixel.
Unsere Website kann zudem kampagnenbezogen das LinkedIn Insight Tag der LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland, nutzen. Das Insight Tag ermöglicht uns, statistische Auswertungen zur Nutzung unserer Website durch LinkedIn-Mitglieder zu erstellen und die Wirksamkeit unserer LinkedIn-Werbung zu messen. Außerdem können wir Zielgruppen für Anzeigen ("Matched Audiences") erstellen.
Es kann dabei zu einer Übermittlung personenbezogener Daten an Server der LinkedIn Corporation in den USA kommen. Für die USA liegt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor (EU–US Data Privacy Framework). LinkedIn ist nach diesem Framework zertifiziert und verpflichtet sich, die europäischen Datenschutzstandards einzuhalten.
Die Verarbeitung erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung wird über unseren Cookie-Banner abgefragt und kann jederzeit widerrufen werden. Ohne Ihre Einwilligung erfolgt kein Einsatz des LinkedIn Insight Tags.
Weitere Informationen: https://www.linkedin.com/legal/privacy-policy, https://www.linkedin.com/help/linkedin/answer/a427660.
Wenn Sie uns über unser Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Formular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Je nach Art und Inhalt Ihrer Anfrage können Ihre Daten an verbundene Unternehmen (gemäß § 15 AktG) weitergegeben werden, soweit dies zur Bearbeitung erforderlich ist.
Um mit anderen Websites zu interagieren, an denen Sie als Benutzer angemeldet sind (z. B. Facebook etc.), können wir Links dafür bereitstellen oder Anwendungen Dritter integrieren. Außerdem können wir Ihnen allgemeine Links zu Websites anderer Anbieter zur Verfügung stellen. Die Nutzung solcher Links und Anwendungen wird von den Anbietern dieser Seite geregelt und unterliegt deren Datenschutzrichtlinien. Die ICS Software ist nicht verantwortlich für die Datenschutzbestimmungen oder den Inhalt dieser Seiten.
Unsere Website nutzt die Dienste Zoho SalesIQ sowie Zoho PageSense der Zoho Corporation B.V., Beneluxlaan 4B, 3527 HT Utrecht, Niederlande (EU-Zentrale). Über diese Dienste erhobene Daten werden auf den Servern von Zoho in der EU gespeichert.
Zoho SalesIQ ermöglicht die Analyse des Nutzerverhaltens sowie die Bereitstellung einer Live-Chat-Funktion auf unserer Website. Dabei können Cookies eingesetzt werden, die eine Analyse der Nutzung unserer Website ermöglichen. Sie können den Chat anonym nutzen, indem Sie lediglich Ihre Anfrage in das Textfeld eingeben. Die Angabe personenbezogener Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse) ist freiwillig. Sofern Sie diese Angaben machen, werden sie gemeinsam mit dem Chatverlauf in unserem Zoho CRM-System gespeichert, soweit dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist.
Des Weiteren erheben wir beim Besuch unserer Webseite anonymisierte Nutzungsdaten mittels Zoho PageSense. Dieser Dienst zeichnet lediglich den Besuch und Klicks auf unserer Webseite vollkommen anonym auf und ermöglicht uns in Form einer Heat-Map die allgemeine Nutzung unserer Webseite zu überprüfen und daraufhin Inhalte zu optimieren. Es werden keine Nutzungsdaten oder persönlichen Daten mit Zoho PageSense erhoben oder gespeichert.
Die Nutzung von Zoho SalesIQ und Zoho PageSense erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 TTDSG). Die Einwilligung wird über unser Consent-Management-Tool (Cookie-Banner) eingeholt und kann dort jederzeit widerrufen werden.
Weitere Informationen entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von Zoho: https://www.zoho.com/de/privacy.html sowie den Sicherheitsinformationen: https://www.zoho.com/security.html.
Wir nutzen die Dienste Microsoft Bookings und Microsoft Teams, bereitgestellt von der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Die Muttergesellschaft ist Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA.
Microsoft Bookings ermöglicht die einfache und benutzerfreundliche Terminvereinbarung (z. B. Beratung, Support, Vertrieb). Microsoft Teams ermöglicht Online-Meetings, Videokonferenzen und Chats. Bei der Nutzung dieser Dienste werden insbesondere Name, Kontaktdaten, Terminangaben sowie Kommunikationsinhalte und Metadaten verarbeitet.
Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zum Zweck der Terminvereinbarung, -verwaltung und -durchführung sowie zur Kommunikation mit Ihnen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten und sicheren Termin- und Kommunikationslösung).
Microsoft speichert die meisten Kundendaten aus der EU in europäischen Rechenzentren. Es kann jedoch nicht ausgeschlossen werden, dass in bestimmten Fällen personenbezogene Daten in Drittländer (insbesondere USA) übermittelt werden. Zur Absicherung solcher Übermittlungen nutzt Microsoft Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie ggf. zusätzliche Maßnahmen. Microsoft ist zudem nach dem EU–US Data Privacy Framework zertifiziert.
Weitere Informationen entnehmen Sie dem Microsoft Datenschutz: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement sowie den Sicherheitsinformationen: https://www.microsoft.com/de-de/microsoft-365/business/data-security-privacy-germany.
Unsere Website nutzt Funktionen der Bewertungsplattform Proven Expert, ein Dienst der Expert Systems AG, Quedlinburger Str. 1, 10589 Berlin, Deutschland. Wir nutzen Proven Expert, um Kundenbewertungen darzustellen und Ihnen die Möglichkeit zu geben, eine eigene Bewertung abzugeben. Dies dient der Transparenz und der Qualitätssicherung unserer Dienstleistungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Wenn Sie selbst freiwillig eine Bewertung abgeben und dabei personenbezogene Daten eingeben, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). In der Regel werden Ihre E-Mail-Adresse sowie technische Verbindungsdaten gespeichert. Optional können Sie Ihren Vor- und Nachnamen angeben.
Die von Ihnen übermittelten Daten werden durch Proven Expert verarbeitet. Weitere Informationen entnehmen Sie der Datenschutzerklärung des Anbieters: https://www.provenexpert.com/de-de/datenschutzbestimmungen/.
Wir und mit uns verbundene Unternehmen (gemäß § 15 AktG) nutzen den Dienst Zoho Survey der Zoho Corporation B.V., Beneluxlaan 4B, 3527 HT Utrecht, Niederlande, zur Durchführung von Umfragen. Die Daten werden auf den Servern von Zoho in der EU gespeichert. Wir haben mit Zoho einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO) abgeschlossen.
Die Teilnahme an Umfragen ist stets freiwillig. In der Regel werden unsere Umfragen anonym durchgeführt; es werden keine personenbezogenen Daten erhoben und es ist kein Rückschluss auf die antwortgebende Person möglich. Sofern eine Umfrage personenbezogene Angaben optional ermöglicht, beruhen diese Angaben auf Ihrer freiwilligen Entscheidung.
Die Verarbeitung dient ausschließlich der eigenen Marktforschung, der Optimierung unserer Produkte und Dienstleistungen sowie – im Einzelfall – der Kontaktaufnahme mit Ihnen, wenn Sie uns dazu freiwillig personenbezogene Daten übermitteln. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), sofern Sie personenbezogene Daten freiwillig angeben.
Weitere Informationen zu Zoho Survey und Datenschutz finden Sie unter https://www.zoho.com/privacy.html und https://www.zoho.com/security.html.
Wir bieten einzelne Softwarelösungen auch als Mobile App über den Google Play Store zum Download an. Die nachfolgenden Hinweise gelten ergänzend zu den allgemeinen Bestimmungen dieser Datenschutzerklärung und informieren Sie über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Mobile Apps.
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit unseren Mobile Apps ist die ICS Software. Diese Hinweise gelten unabhängig davon, ob die Apps von Endnutzern im B2B-Umfeld (z. B. Mitarbeitenden unserer Kunden) oder zu Test- und Demozwecken verwendet werden.
Beim Download unserer Apps aus dem Google Play Store werden bestimmte Informationen an den Betreiber des Stores, die Google Ireland Limited (bzw. verbundene Unternehmen von Google), übermittelt. Auf diese Verarbeitung hat ICS Software keinen Einfluss; sie erfolgt ausschließlich in Verantwortung des Google Play Store. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy?hl=de.
Bei Nutzung unserer Apps verarbeiten wir – abhängig von App und Konfiguration – u. a. Nutzungs- und Protokolldaten (Zeitpunkt der Nutzung, aufgerufene Funktionen, technische Logfiles), Kontaktdaten und Nutzerkonto-Daten (Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Rollen- und Berechtigungen) sowie Inhalts- und Transaktionsdaten im Zusammenhang mit den innerhalb der App abgebildeten Geschäftsprozessen.
Je nach App-Version können technische Berechtigungen Ihres Endgeräts erforderlich sein (z. B. Zugriff auf Kamera, Speicher, Netzwerk). Vor erstmaliger Nutzung einer solchen Funktion werden Sie durch das Betriebssystem um Erteilung der entsprechenden Berechtigung gebeten. Sie können erteilte Berechtigungen jederzeit in den Systemeinstellungen Ihres Endgeräts widerrufen; bestimmte Funktionen der App stehen dann ggf. nicht mehr oder nur eingeschränkt zur Verfügung.
Die Datenverarbeitung im Rahmen der Nutzung unserer Apps erfolgt in der Regel auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren, stabilen und effizienten Bereitstellung der App). Soweit bestimmte Funktionalitäten eine Einwilligung erfordern (z. B. optionale Nutzungsanalyse oder Push-Benachrichtigungen), erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Zur Sicherstellung der Stabilität, zur Fehleranalyse und zur Verbesserung unserer Apps können technische Absturzberichte und anonymisierte bzw. pseudonymisierte Nutzungsstatistiken verarbeitet werden. Soweit hierfür Dienste Dritter eingesetzt werden, erfolgt dies nur unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Vorgaben und ggf. nach Ihrer Einwilligung.
Die in der App verarbeiteten Daten werden gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Die reine Deinstallation der App führt nicht automatisch zur Löschung aller beim Betreiber oder in unseren Backend-Systemen gespeicherten Daten. Bitte wenden Sie sich bei Lösch- oder Auskunftswünschen an die im Abschnitt „Weitere Informationen / Datenschutz-Kontakt“ angegebenen Kontaktdaten.
Wir verwenden die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Erfüllung und Abwicklung Ihrer Bestellung bzw. zur Beantwortung Ihres Anliegens sowie zur Anbahnung und Pflege der Geschäftsbeziehung. Bei Anmeldung zum Newsletter wird Ihre E-Mail-Adresse für eigene Werbezwecke genutzt, bis Sie sich vom Newsletter abmelden.
Soweit erforderlich und gesetzlich zulässig, verwenden wir Ihre Daten vor Vertragsabschluss und bei Bedarf im Verlauf der Geschäftsbeziehung im Rahmen der Vertragsverwaltung und -abwicklung für Zwecke der Bonitätsprüfung bzw. zur Einholung von Auskünften.
Wir versichern, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weitergeben, es sei denn, dass wir dazu gesetzlich berechtigt oder verpflichtet wären oder Sie uns vorher Ihre Zustimmung gegeben haben. Eine Weitergabe kann im Zusammenhang mit Gerichtsverfahren oder zur Betrugsprävention erfolgen.
Wir können Ihre personenbezogenen Daten an verbundene Unternehmen (gemäß § 15 AktG) weitergeben, soweit dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist.
Wir und mit uns verbundene Unternehmen (gemäß § 15 AktG) erfassen und nutzen Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Personalbeschaffung (online und offline). Zur Entgegennahme und Verwaltung von Bewerbungen nutzen wir das Recruiting-Tool „Zoho Recruit“ (Zoho Corporation B.V., Niederlande).
Der Anbieter erhebt in unserem Auftrag Ihre Bewerbungsdaten (z. B. Anrede, Name, Kontaktdaten, Unterlagen). Wir können auf einen abgesicherten Bereich von Zoho Recruit zugreifen und die Daten zur Dokumentation des Bewerbungsprozesses und zur Kommunikation mit Ihnen nutzen. Rechtsgrundlage ist Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG.
Bewerberdaten werden gemäß gesetzlicher Aufbewahrungsfristen gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine Einwilligung zur längeren Speicherung (Talentpool) vorliegt. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
Weitere Informationen zu Zoho und Datenschutz finden Sie unter https://www.zoho.com/de/privacy.html und https://www.zoho.com/security.html.
Sofern wir in Vorleistung treten (z. B. Kauf auf Rechnung), holen wir zur Wahrung unserer berechtigten Interessen ggf. eine Bonitätsauskunft beim Verband der Vereine Creditreform e. V. und/oder bei der Allianz Trade Deutschland (vormals Euler Hermes) ein.
Hierzu übermitteln wir die hierfür benötigten personenbezogenen Daten und verwenden die erhaltenen Informationen (einschließlich Score-Werte) für eine abgewogene Entscheidung über die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Vertragsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen gem. Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten vor Verlust, Manipulation oder unberechtigtem Zugriff zu schützen (z. B. SSL-Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, Backups, Firewalls). Dennoch kann keine Übertragung oder Speicherung absolute Sicherheit gewährleisten.
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung des Verarbeitungszwecks erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.
Beispiele:
Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) haben Sie ein Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten Daten sowie ein Recht auf Berichtigung, Sperrung oder Löschung dieser Daten bzw. das Recht auf Vergessenwerden.
Als betroffene Person haben Sie im Einzelnen folgende Rechte:
Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an die am Ende dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten. Sofern gesetzlich erforderlich, behalten wir uns vor, Ihre Identität zu überprüfen, bevor wir Anfragen bearbeiten.
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern oder zu aktualisieren, um sie an geänderte Rechtslagen oder an Änderungen unserer Leistungen sowie der Datenverarbeitung anzupassen. Bitte überprüfen Sie diese Seite regelmäßig auf Aktualisierungen.
Ihr Vertrauen ist uns wichtig. Daher möchten wir Ihnen nach Anfrage Rede und Antwort bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stehen. Wenn Sie Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten haben möchten oder Fragen haben, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte oder wenn Sie zu einem Punkt vertiefte Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten: datenschutz@ics-group.eu.
Alternativ erreichen Sie uns unter folgender Anschrift:
ICS Software GmbH
Datenschutzbeauftragter
c/o IPAI Spaces
Im Zukunftspark 11/13
74076 Heilbronn
Die Beantwortung von Datenschutzanfragen erfolgt in der Regel innerhalb von max. 30 Tagen nach Zugang.